1. Dokaz o vlasništvu
Kupoprodajni ugovor, brodograditeljska potvrda (builder's certificate) ili jednakovrijedna isprava o vlasništvu pokazuje kako je vlasnik stekao jahtu. Kod novogradnje polazište je brodograditeljska potvrda; kod kupnje to je kupoprodajni ugovor zajedno s dokazom da je prethodni vlasnik imao pravo prodati jahtu. Vlasnik također daje izjavu o vlasništvu pred Registrarom (Registrar).
2. Identitet vlasnika i korporativni dokumenti
Vlasnik fizička osoba dostavlja identifikacijske dokumente. Društvo dostavlja dokumente o osnivanju, podatke o direktorima i dioničarima te o stvarnom vlasniku (beneficial owner), kao i dokaz o ovlasti za upis jahte. Međunarodni vlasnici (International Owners) dodaju pisano imenovanje svojeg rezidentnog zastupnika (resident agent).
3. Pregled i tonaža
Potvrda o pregledu (certificate of survey) dio je dokumentacije za privremeni upis, a prema potrebi se dodaje Međunarodna potvrda o tonaži (International Tonnage Certificate). Mjerenje i zakonski propisani pregledi dovršavaju dokumentaciju za trajni upis. Tko provodi pregled i u kojem opsegu ovisi o veličini i namjeni jahte.
4. Ime plovila
Predloženo ime rezervira se u upisniku prije upisa. Ako imate pripremljene dvije ili tri alternative, izbjegavate kašnjenje u slučaju da prvi izbor nije dostupan.
5. Prethodni upisnik
Jahta koja prelazi iz druge zastave treba dokaz da je izbrisana ili će biti izbrisana iz prethodnog upisnika u pravom trenutku, kako nikada ne bi bila upisana na dva mjesta istodobno. Redoslijed dvaju upisa planira se zajedno.
6. Komercijalne jahte
Jahta upisana za charter dodaje dokumente koje zahtijeva primjenjivi komercijalni kodeks (commercial code), poput dokaza o pregledu i certificiranju te dokumentacije o posadi. Popis određuje kodeks koji je na snazi za veličinu jahte.
7. Slanje dokumenata
Možete započeti s mobitela: fotografirajte jahtu i njezine potvrde te ih pošaljite putem zahtjeva za ponudu, gdje se podaci očitavaju automatski, a vi provjeravate svaki redak prije slanja. Pravila, kodekse i naknade određuje Transport Malta i oni se mijenjaju; mjerodavne su službene stranice. Ovaj vodič objašnjava kako se dijelovi uklapaju i ne zamjenjuje pravni savjet.