1. A tulajdonjog igazolása
Az adásvételi szerződés, a hajógyártó igazolása (builder's certificate) vagy hasonló jogcímiratból kiderül, hogyan szerezte meg a tulajdonos a jachtot. Új építésű jachtnál a hajógyártó igazolása a kiindulópont; vásárlásnál az adásvételi szerződés, valamint annak bizonyítéka, hogy az előző tulajdonos jogosult volt az eladásra. A tulajdonos emellett tulajdonosi nyilatkozatot tesz a lajstromvezető (Registrar) előtt.
2. A tulajdonos azonossága és a társasági iratok
Magánszemély tulajdonos személyazonosító okmányokat nyújt be. Társaság esetében a cégalapítási iratokat, az igazgatók, a részvényesek és a tényleges tulajdonos adatait, valamint a jacht nyilvántartásba vételére vonatkozó jogosultságának igazolását kell benyújtani. A nemzetközi tulajdonosok (International Owners) ezekhez csatolják máltai rezidens ügynökük írásbeli megbízását is.
3. Szemle és tonnázs
A szemlebizonyítvány (certificate of survey) az ideiglenes nyilvántartásba vételi dokumentáció része, adott esetben Nemzetközi Köbözési Bizonyítvánnyal (International Tonnage Certificate) kiegészítve. A felmérés és a jogszabályban előírt szemlék teszik teljessé a végleges nyilvántartásba vételhez szükséges dokumentációt. A szemlét végző személy és a szemle terjedelme a jacht méretétől és használatától függ.
4. A jacht neve
A javasolt nevet a nyilvántartásba vétel előtt le kell foglalni a lajstromnál. Ha két-három alternatíva is készen áll, elkerülhető a késedelem arra az esetre, ha az első választás nem elérhető.
5. Korábbi lajstrom
A másik lobogóról érkező jachtnál igazolni kell, hogy a korábbi lajstromból a megfelelő időpontban törölték vagy törölni fogják, hogy a jacht soha ne legyen egyszerre két helyen nyilvántartásba véve. A két nyilvántartásba vétel sorrendjét közösen kell megtervezni.
6. Kereskedelmi jachtok
A charterezésre nyilvántartásba vett jachtnál a vonatkozó kereskedelmi jachtszabályzat (commercial code) által előírt további iratokat is csatolni kell, például a szemle- és tanúsítási igazolásokat és a legénységi dokumentációt. Hogy pontosan mely iratok szükségesek, azt a jacht méretére érvényes hatályos szabályzat határozza meg.
7. Dokumentumok beküldése
A telefonjáról is elindulhat: fényképezze le a jachtot és a tanúsítványokat, majd küldje el őket az árajánlatkérésen keresztül; az adatokat a rendszer automatikusan beolvassa, Ön pedig elküldés előtt minden sort ellenőriz. A szabályokat, a szabályzatokat és a díjakat a Transport Malta határozza meg, és ezek változhatnak; irányadók a hivatalos oldalak. Ez az útmutató azt mutatja be, hogyan illeszkednek egymáshoz az egyes elemek, és nem helyettesíti a jogi tanácsadást.