1. הוכחת בעלות
חוזה מכר (bill of sale), תעודת בנאי (builder's certificate) או מסמך קניין שווה ערך מראים כיצד הבעלים רכש את היאכטה. ביאכטה חדשה תעודת הבנאי היא נקודת המוצא; ברכישה זהו חוזה המכר יחד עם ראיות לכך שהבעלים הקודם היה רשאי למכור. הבעלים גם נותן הצהרת בעלות בפני הרשם (Registrar).
2. זהות הבעלים ומסמכי תאגיד
בעלים שהוא יחיד מגיש מסמכי זהות. חברה מגישה את מסמכי ההתאגדות שלה, פרטי הדירקטורים והבעלים והנהנה האמיתי (beneficial owner), והוכחה לסמכותה לרשום את היאכטה. בעלים בינלאומיים (International Owners) מוסיפים את כתב המינוי של הסוכן המקומי שלהם במלטה.
3. סקר וטונאז'
תעודת סקר היא חלק מתיק הרישום הזמני, ובמקרים הרלוונטיים מתווספת תעודת טונאז' בינלאומית (International Tonnage Certificate). מדידה והסקרים הסטטוטוריים משלימים את התיק לרישום קבוע. הסוקר והיקף הסקר תלויים בגודל היאכטה ובשימוש בה.
4. שם כלי השיט
השם המוצע נשמר ברשם לפני הרישום. הכנת שניים או שלושה שמות חלופיים מונעת עיכוב אם הבחירה הראשונה אינה זמינה.
5. הרישום הקודם
יאכטה שעוברת מדגל אחר זקוקה לראיות לכך שנמחקה, או תימחק, מהרישום הקודם ברגע הנכון, כך שלעולם לא תהיה רשומה בשני מקומות בו-זמנית. את רצף שני הרישומים מתכננים יחד.
6. יאכטות מסחריות
יאכטה הרשומה להשכרה (charter) מוסיפה את המסמכים שהקוד המסחרי החל מחייב, כגון ראיות לסקר ולהסמכה ומסמכי איוש. הקוד החל על גודל היאכטה קובע את הרשימה.
7. שליחת המסמכים
אפשר להתחיל מהטלפון: מצלמים את היאכטה ואת התעודות שלה ושולחים אותם דרך בקשת הצעת המחיר, שבה הפרטים נקראים אוטומטית ואתם בודקים כל שורה לפני השליחה. הכללים, הקודים והאגרות נקבעים על ידי Transport Malta (רשות התחבורה של מלטה) ומשתנים; העמודים הרשמיים הם נקודת הייחוס. מדריך זה מסביר כיצד החלקים משתלבים זה בזה ואינו מחליף ייעוץ משפטי.